リモートワークの導入について
2021/09/20
新型コロナウイルスの感染者が2020年1月に国内で初めて確認されてから1年と8か月が経ちました。
弊社の感染対策の取り組みとしてマスクや消毒・飛沫対策に体温管理等、最善を尽くして参りましたが、
これまで感染者を出す事無く事業を継続してこれたのは、紛れもなく社員・関係者の行動制限と意識改善によるものであります。
私なりに、ウィルスというよりも自身の抑制、我慢と慣れに向かい合う日々であったと感じます。
また、社内のワクチン接種状況も現在は7割以上が2回目を、9月中には全員が接種を終える様になります。
これから徐々に制限緩和され、我慢する量も少しづつ減っていっき、コロナ前の日常を取り戻せる事を願います。
★リモートワークについて
緊急事態宣言下に政府や自治体が「出勤者7割削減」を呼びかけていましたが、弊社の様な製造業種や建設業、現場作業や配送業など実際に物が動かないと始まらない、在宅勤務を取り入れる事が難しい業種は多いと思います。
コロナ過で急速に進んだ（？）テレワーク化、まだまだ限られた業種や業務のみだと感じますが、環境と工夫次第で業務を改善させる事が可能になるのではと思い、弊社なりに取組んでおります。
何分知識不足で、今現在は業者様にサポートを頂きながら試行錯誤し少しずつ前に進み、薄っすらとゴールが見えてきたかなという段階です。
人手不足、労働時間の削減、経営者にとっては大きな課題ではありますが、本取組みにより着実に効果は表れてきたと感じております。
同じ悩みでお困りの小規模事業者の方々へのご参考になればとの思いで、拙い内容では御座いますが段階的にご紹介させて頂きます。
またご意見やご指摘等御座いましたらお問い合わせまでご連絡いただけますと幸いです。
弊社の実際の取り組みとして、遅かれながら4～5年前から業務資料を紙媒体からデータ化へ、いわゆる「ペーパーレス化」を行ってきました。
事務経理の負担を無くす為に人員を増やす事よりも、IT化を進める事で業務をより円滑・明確にする事が目的でした。
その紙媒体について、大きく分けると2種類「内部資料」と「外部資料」で取り組み方の視点が変わってきます。
内部資料は見積書や請求書、作業指示書や図面資料等社内で発行するもの、外部資料は客先や仕入れ先等、社外から受け取る、送る資料です。
社内資料のデータ化はソフトの導入や業者サポートなど、社内的な取り組み範囲で行えるものですが、外部資料のデータ化は取引先ごとに対応する必要があります。
元々メールやデータ取引での実績があれば問題ないのですが、FAXや手渡し、郵送等、データで受け取れない、送れない相手先も多くいらっしゃいます。
データ対応が難しい相手先にデータ資料を強要したり、押し付ける事は避けなければいけません。
また、頂いた紙資料をスキャンしファイルごとにリネームする作業もなかなかの労力ですが、資料を手当たり次第にデータ化をするのも非効率です。
ペーパーレス化の本質は業務を円滑化し利益に繋げる事と考えております。
必要の無い資料は処分し、データとして残す資料をどう扱っていきたいのか、業者サポートから指針を得ながら進めて行く事としました。
データ化を進めて行く上で最も重要となるのがデータの保存方法です。
PC上のドライブでは負担も大きく重たくなりますし、保守面も不安です。
保存先にはクラウドかNASで検討しましたが、当時はクラウドの安全性に確信が持てず、NASと合わせてセキュリティーにUTMを導入しました。
NASのメリットは高い保守力ですが、データの共有や外部アクセスが難しく、VPNを試したり作業毎にダウンロードしてオフラインでの作業等、どうにか遠隔で業務を行えないかと試行錯誤していました。
VPN（遠隔操作）のメリットは、専用ソストをインストールしていない他の端末でも操作が可能なので、アカウントやソフトウェアの追加費用を抑えられます。
しかし、CAD等の大きなデータを扱うに為にはアクセスする場所の通信環境が整っていないと使い物にならない事や、遠隔操作性のモタツキ感で断念しました。
また、Windowsアップデートの影響らしい？のですが何度かNASにアクセス出来なくなり、全く仕事が出来なくなる状態になる事もありました（何とか数時間で復帰しましたが・・）。
その為、NASの5年保守契約も間近となった事とクラウドが普及し保守性も問題なさそうなので、昨年Microsoft365のOneDriveに切り替える事にしました。
他のクラウド（BoxやGoogle等）とも比較しましたが、使い慣れた OSと同じ方が違和感なく扱えそうな事と、他にOutlookのメールとスケジュール管理も拡張して使いたい事でMicrosoftを選びました。
WEB面談や会議ではメール案内からスケジュール管理しTeamsに繋げる機能などが使い勝手が良く、広い範囲で導入したメリットを感じています。
クラウドは他のアプリケーションと連携する事で業務の幅が広がっていくので、自社のスタイルや使い勝手を見て選ぶ事が良いのではと思います。
まあ一番のメリットはあの大きくて存在感のあるNASが無くなった事かもです。
けっこう場所とりますし、コンセントも空いたので・・
（保守面では高い信頼が持てますので、クラウドと共用して使うのも良いかもです）
しかし、私自身も社内の者もデジタル面に疎い者ばかりで、あまり複雑化するのも管理面で大変です。
もっと有効的な管理の仕方や機能を拡張する方法もあるかと思いますが、何かある度に業者を呼び付けるのも如何なものかと思います（担当者の方、いつも感謝しております・・）。
社内で全て処理する能力があれば良いのですが、そうでなければ自社である程度把握できる難易度や内容での管理とし、緊急時のメーカー対応がどこまで手厚いかが重要な選択項目だと感じます。